Inloggen

Aanmelden en het gebruik van de evenementenplanner zijn momenteel gratis. Jullie hebben hiervoor geen betaald aanbiederspakket nodig. Kosten voor geboekte dienstverleners, locaties of producten staan hier los van en worden met de betreffende aanbieder afgesproken. Een nieuwsbrief is vrijwillig en geen voorwaarde voor de planning.

Voor bruidsparen, jarigen, particuliere gastheren en gastvrouwen, verenigingen en bedrijven: jullie verzamelen belangrijke gegevens, taken, budgetten, dienstverleners en het programma op één plek. Of het nu gaat om een bruiloft, verjaardag, bedrijfsfeest, beurs of standfeest: jullie kunnen meerdere evenementen afzonderlijk plannen en houden zicht op de volgende stappen.

Kies bij het registreren ‘Als organisator’. Open na het inloggen ‘Mijn evenementen’ en start de planningsassistent. Kies het soort evenement, vul de datum, locatie, het aantal gasten en het totale budget in en bepaal welke diensten jullie nodig hebben. Verdeel vervolgens het budget, zoek passende aanbieders en controleer het overzicht. Bij het opslaan wordt jullie evenement aangemaakt met bijpassende checklisttaken. Gegevens en taken kunnen jullie daarna naar wens verder aanpassen.

Ja. GalaHub en de gespecialiseerde netwerkportalen bieden toegang tot de evenementenplanning. Jullie account geldt voor het hele netwerk; jullie privé-evenementen horen bij jullie account en niet bij één afzonderlijk portaaldomein. GalaHub biedt een breed startpunt, gespecialiseerde portalen helpen bij het gericht zoeken naar een gelegenheid of dienst. Jullie hoeven niet voor elk portaal een nieuw account aan te maken.

Zoek op categorie, plaats of postcode en beperk de omgeving met de zoekstraal. Sla interessante profielen op als favorieten en voeg geselecteerde dienstverleners toe aan jullie evenement. In de planningsassistent worden eerst premiumvermeldingen getoond, daarna vermeldingen uit het middensegment en tot slot gratis vermeldingen. De positie is geen kwaliteitsgarantie: vergelijk zelf de diensten, het werkgebied, de foto's en de offertes.

Vul jullie totale budget in en kies de benodigde diensten. De assistent verdeelt het budget over deze diensten; jullie kunnen elk bedrag aanpassen. Het overzicht toont de geplande kosten en een resterend bedrag of een overschrijding. De bedragen zijn schattingen, geen bindende prijzen van aanbieders. Bindende kosten volgen pas uit jullie individuele offertes.

Ja. In de checklist kunnen jullie taken toevoegen, bewerken en verwijderen. Elke taak kan een deadline, de status ‘Open’, ‘In uitvoering’ of ‘Afgerond’ en een verantwoordelijke persoon als vrije tekst krijgen. De takenkalender toont de deadlines van al jullie evenementen. Herinneringen aan openstaande taken waarvan de deadline nadert of verstreken is, worden per e-mail naar de eigenaar van het evenement gestuurd, niet automatisch naar de persoon van wie de naam is ingevuld.

Jullie kunnen programmaonderdelen, planningsfasen en mijlpalen met tijden en kleuren vastleggen. De balkweergave toont het verloop in de tijd; fasen kunnen van elkaar afhankelijk zijn. Zo kunnen jullie de voorbereiding en het evenement tot na middernacht plannen. Het draaiboek en de balkenplanning kunnen jullie als pdf exporteren. Een tijdschema kunnen jullie bovendien bewust via een deellink delen.

Jullie kunnen aanbieders afzonderlijk via hun profiel benaderen of meerdere favorieten selecteren voor een gezamenlijke aanvraag. Pas vóór het verzenden jullie bericht aan met de gelegenheid, datum en het aantal gasten. Veelgebruikte berichten kunnen jullie als privésjablonen opslaan en later opnieuw bewerken. Onder ‘Verzonden gezamenlijke aanvragen’ zien jullie de ontvangers, het verzendtijdstip en de reactiestatus. Elke aanbieder ontvangt zijn aanvraag afzonderlijk.

In de evenementenplanner beheren jullie de geselecteerde aanbieders en privédocumenten voor jullie evenement. Berichten, offertes en afspraakvoorstellen helpen bij de afstemming met dienstverleners; bevestigde afspraken kunnen als agendabestand worden overgenomen. Een aanvraag is nog geen bindende boeking: spreek diensten, prijzen en voorwaarden rechtstreeks met de aanbieder af.

Jullie evenementen, checklists, favorieten en documenten zijn gekoppeld aan jullie account en zijn niet openbaar. Een aanbieder ziet niet automatisch jullie volledige planning, maar alleen de gegevens die aan hem zijn doorgegeven. Als jullie een tijdschema via een deellink delen, kunnen personen met deze link het gedeelde tijdschema bekijken. Deel daarom alleen inhoud die jullie ontvangers mogen zien.

Het GalaHub Magazine biedt inspiratie, onderwerpen rond planning, nieuws van dienstverleners en informatie over nieuwe portalen en wijzigingen in het netwerk. Publicaties worden redactioneel gecontroleerd. Jullie kunnen het magazine zonder aanbiederspakket lezen en je vrijwillig op de nieuwsbrief abonneren. Voor de nieuwsbrief bevestigen jullie daarnaast jullie e-mailadres; afmelden kan op elk moment.