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L’inscription et l’utilisation du planificateur d’événements sont actuellement gratuites. Vous n’avez pas besoin d’un forfait prestataire payant. Les frais liés aux prestataires, lieux ou produits réservés sont indépendants et convenus avec le fournisseur concerné. L’abonnement à une newsletter est facultatif et n’est pas une condition pour planifier vos événements.

Aux futurs mariés, aux personnes qui fêtent leur anniversaire, aux hôtes privés, aux associations et aux entreprises : vous regroupez les informations importantes, les tâches, le budget, les prestataires et le déroulement au même endroit. Mariage, anniversaire, fête d’entreprise, salon ou soirée sur un stand : vous pouvez planifier plusieurs événements séparément et garder une vue d’ensemble sur les prochaines étapes.

Lors de l’inscription, choisissez « En tant qu’organisateur ». Après vous être connecté, ouvrez « Mes événements » et lancez l’assistant de planification. Choisissez le type d’événement, renseignez la date, le lieu, le nombre d’invités et le budget total, puis définissez les prestations nécessaires. Répartissez ensuite votre budget, recherchez des prestataires adaptés et vérifiez le récapitulatif. L’enregistrement crée votre événement avec les tâches de checklist correspondantes. Vous pouvez ensuite personnaliser les informations et les tâches.

Oui. GalaHub et les portails spécialisés du réseau donnent accès à la planification d’événements. Votre compte est valable dans tout le réseau ; vos événements privés sont rattachés à votre compte et non au domaine d’un portail particulier. GalaHub propose un point d’entrée généraliste, tandis que les portails spécialisés facilitent la recherche ciblée par occasion ou prestation. Vous n’avez pas besoin de vous inscrire à nouveau sur chaque portail.

Effectuez une recherche par catégorie, lieu ou code postal et délimitez la zone à l’aide du rayon de recherche. Enregistrez les profils intéressants dans vos favoris et ajoutez les prestataires sélectionnés à votre événement. Dans l’assistant de planification, les fiches Premium s’affichent en premier, suivies des fiches de niveau intermédiaire, puis des fiches gratuites. Le classement ne garantit pas la qualité : comparez vous-même les prestations, la zone d’intervention, les images et les offres.

Saisissez votre budget total et choisissez les prestations nécessaires. L’assistant répartit le budget entre ces prestations ; vous pouvez ajuster chaque montant. La vue d’ensemble affiche les coûts prévus ainsi que le montant restant ou le dépassement. Ces chiffres sont des estimations, et non des tarifs contractuels des prestataires. Les coûts définitifs découlent uniquement de vos devis personnalisés.

Oui. Dans la checklist, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des tâches. Chaque tâche peut recevoir une date d’échéance, le statut « À faire », « En cours » ou « Terminée », ainsi qu’une personne responsable saisie en texte libre. Le calendrier des tâches affiche les échéances de tous vos événements. Les rappels concernant les tâches non terminées dont l’échéance approche ou est dépassée sont envoyés par e-mail au propriétaire de l’événement, et non automatiquement à la personne dont le nom a été saisi.

Vous pouvez saisir les éléments du programme, les phases de planification et les jalons en leur attribuant des horaires et des couleurs. La vue en barres présente le déroulement dans le temps ; les phases peuvent dépendre les unes des autres. Vous pouvez ainsi planifier les préparatifs et l’événement, même au-delà de minuit. Le programme et le planning en barres peuvent être exportés en PDF. Vous pouvez également choisir de partager un planning à l’aide d’un lien de partage.

Vous pouvez contacter les prestataires individuellement depuis leur profil ou sélectionner plusieurs favoris pour une demande groupée. Avant l’envoi, personnalisez votre message en indiquant l’occasion, la date et le nombre d’invités. Les messages fréquents peuvent être enregistrés comme modèles privés et modifiés ultérieurement. Dans « Demandes groupées envoyées », vous retrouvez les destinataires, la date et l’heure d’envoi ainsi que le statut des réponses. Chaque prestataire reçoit sa demande individuellement.

Dans le planificateur d’événements, vous gérez vos prestataires sélectionnés et vos documents privés liés à l’événement. Les messages, devis et propositions de rendez-vous facilitent la coordination avec les prestataires ; les rendez-vous confirmés peuvent être récupérés sous forme de fichier calendrier. Une demande ne constitue pas encore une réservation ferme : convenez des prestations, des prix et des conditions directement avec le prestataire.

Vos événements, checklists, favoris et documents sont rattachés à votre compte et ne sont pas publics. Un prestataire ne voit pas automatiquement l’ensemble de votre planification, mais uniquement les informations que vous lui transmettez. Si vous partagez un planning à l’aide d’un lien de partage, les personnes disposant de ce lien peuvent consulter le planning partagé. Ne partagez donc que les contenus que vos destinataires doivent pouvoir voir.

Le magazine GalaHub propose de l’inspiration, des sujets liés à la planification, des actualités de prestataires et des informations sur les nouveaux portails et les changements dans le réseau. Les publications font l’objet d’une vérification éditoriale. Vous pouvez lire le magazine sans forfait prestataire et vous abonner librement à la newsletter. Pour la newsletter, vous devez également confirmer votre adresse e-mail ; vous pouvez vous désabonner à tout moment.